Algemene voorwaarden
laatste aanpassing: 16 november 2023 – versie 2
Dit zijn de algemene voorwaarden (hierna: “Algemene Voorwaarden”) van Karlien Hemelings – handelend onder commerciële naam Admin Karli’n – gevestigd te Herststraat 11A, 1761 Borchtlombeek en ingeschreven in de K.B.O onder nummer 0801.768.249.
E-mailadres: info@adminkarlin.be
Website: www.adminkarlin.be
Artikel 1 – Toepassingsgebied
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod, elke offerte, elke factuur en elke tot stand gekomen overeenkomst met betrekking tot de producten en/of diensten die wij aanbieden aan professionele klanten (hierna: de “Klant”). Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing met uitsluiting van de algemene voorwaarden van de Klant, tenzij partijen anders en schriftelijk overeenkomen.
Naast deze Algemene Voorwaarden kunnen aanvullende voorwaarden van toepassing zijn op bepaalde producten en/of diensten indien expliciet aangegeven in de offerte of bestelbon. Indien er een tegenstrijdigheid zou zijn tussen de aanvullende voorwaarden en deze Algemene Voorwaarden, dan gelden in beginsel de bepalingen uit de aanvullende voorwaarden boven de Algemene Voorwaarden, tenzij anders is bepaald.
In geval met de Klant een samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten, hebben de bepalingen van de samenwerkingsovereenkomst voorrang op deze Algemene Voorwaarden.
We hebben het recht deze Algemene Voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen te allen tijde worden doorgevoerd. Grote inhoudelijke wijzigingen zullen zo veel als mogelijk vooraf met de Klant besproken worden en aan de Klant gecommuniceerd worden alvorens deze ingang vinden.
De laatste versie van de Algemene Voorwaarden zal je steeds kunnen consulteren op onze website.
Artikel 2 – Offertes
Onze offertes zijn louter indicatief en vrijblijvend en vervallen indien zij niet binnen 30 kalenderdagen werden aanvaard door de Klant. Offertes krijgen pas rechtsgeldigheid als overeenkomst door ondertekening en terugzending van de offerte door de Klant binnen de geldigheidsduur van de offerte. Bij het aanvaarden van een offerte stemt de klant in met de Algemene Voorwaarden.
Artikel 3 – Onze diensten
Wij kunnen onder meer volgende diensten leveren: agenda- en mailbeheer, algemene administratie, opmaak van documenten, boekhoudkundige ondersteuning, … De precieze opdracht zal omschreven worden in de offerte.
Wij verbinden ons ertoe de diensten, die als middelenverbintenissen worden beschouwd, op een professionele manier, met alle redelijke bekwaamheid en zorg te verlenen, in overeenstemming met de relevante normen en vereisten en in overeenstemming met deze Algemene Voorwaarden, (indien van toepassing) de offerte en alle toepasselijke wetten.
Wij zullen de diensten uitvoeren volgens onze eigen inzichten, doch rekening houdend met alle redelijke eisen en verwachtingen van de Klant.
Artikel 4 – Verplichtingen van de Klant
De Klant is ertoe gehouden om alle documenten, accounts, software… die noodzakelijk zijn om de tussen ons overeengekomen overeenkomst uit te voeren tijdig aan te leveren en (eventueel) in de door ons aangeduide vorm.
Enige vertraging in de uitvoering van de diensten te wijten aan het niet tijdig aanleveren van documenten of het niet tijdig toegang geven tot accounts of software… is volledig ten laste van de Klant.
Wijzigingen aan een door ons aanvaarde opdracht kunnen enkel schriftelijk en vereisen ons uitdrukkelijk en voorafgaand akkoord.
Artikel 5 – Duur, beëindiging en annulering
De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde duur, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Een overeenkomst van onbepaalde duur kan door ons en door de Klant op elk moment beëindigd worden mits inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand, dewelke aanvangt de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de schriftelijke kennisgeving is verzonden, zonder dat de partij die de opzeg betekent de verplichting heeft om de beëindiging te motiveren. De datum waarop de e-mail werd verzonden geldt als datum van kennisgeving. Tijdens de duur van de opzegtermijn, blijven de rechten en de verplichtingen van beide partijen ongewijzigd.
Een overeenkomst van bepaalde duur kan door de Klant niet voortijdig beëindigd worden, dan mits betaling van een verbrekingsvergoeding die gelijk is aan het nog te factureren bedrag voor de resterende termijn.
Elke beëindiging dient schriftelijk te gebeuren per e-mail naar info@adminkarlin.be.
Elk van de partijen mag de uitvoering van haar verplichtingen opschorten indien de andere partij haar contractuele verplichtingen niet nakomt en deze situatie niet rechtzet binnen een termijn van 14 kalenderdagen na verzending van een ingebrekestelling door de partij die geen schuld treft. De opschorting eindigt zodra de in gebreke blijvende partij haar verplichtingen opnieuw nakomt.
Elk van de partijen mag de overeenkomst eenzijdig en zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst beëindigen door schriftelijke kennisgeving aan de andere partij indien:
-
- de andere partij ernstig tekortschiet in één van haar verplichtingen zoals vastgelegd in de offerte en/of deze A.V. en (voor zover rechtzetting mogelijk is) deze tekortkoming niet wordt rechtgezet binnen 30 kalenderdagen volgend op de schriftelijke kennisgeving.
- de andere partij betrokken raakt in een procedure tot ontbinding, faillissement of vereffening of wanneer een partij onvermogend wordt of afstand doet van alle of een belangrijk deel van haar activa.
Ingeval de overeenkomst wordt beëindigd door ons en lastens de Klant, behouden wij ons het recht voor om alle reeds geleverde prestaties inclusief eventuele gemaakte kosten integraal te factureren aan de Klant.
Na beëindiging van de overeenkomst, onafgezien van de reden voor beëindiging zullen wij de door de Klant ter beschikking gestelde documenten zo snel als redelijkerwijze mogelijk is, teruggeven dan wel vernietigen afhankelijk van de vraag van de Klant.
Artikel 6 – Prijzen, facturatie en betaling
De prijzen voor onze diensten zijn vermeld in de offerte en zijn exclusief eventuele kosten gemaakt in kader van een overeenkomst, zoals:
-
- verplaatsingsvergoeding: 0.50 EUR/km excl. BTW,
- kopiekosten: 0.50 EUR/kopie excl. BTW en,
- verzendkosten: de prijs dewelke betaald werd bij Bpost.
Prijs en andere vermeldingen die zouden opgenomen zijn op de website of in andere commerciële communicatie binden ons niet.
Facturen worden opgemaakt op basis van een bij de factuur gevoegd prestatieoverzicht waarbij een begonnen kwartier naar boven wordt afgerond (15, 30, 45, 60 minuten).
Alle facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum op rekeningnummer BE92 9734 5394 9223.
Niet-betaling van een factuur op de vervaldag geeft van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling aanleiding tot een interest van 1% per begonnen maand en een bijkomende schadevergoeding van 10% van de factuur met een minimum van 75 EUR, onverminderd juridische en andere kosten en schade. Bij (gedeeltelijke) niet-betaling van ook maar één factuur worden alle openstaande, zelfs niet-vervallen bedragen onmiddellijk opeisbaar.
Eventuele protesten op facturen dienen schriftelijk te gebeuren naar info@adminkarlin.be, binnen een termijn van 5 kalenderdagen na ontvangst, met motivering van de redenen van de klacht, bij gebreke waarvan ze geacht worden te zijn aanvaard. Indien een klacht betrekking heeft op lopende werkzaamheden, kan dit er in ieder geval niet toe leiden dat er andere werkzaamheden/ meerwerken dienen te worden verrichten dan initieel overeengekomen.
Wij hebben het recht de prijzen jaarlijks aan te passen en brengen de Klant hiervan op de hoogte, voorafgaand aan de ingang ervan. De Klant heeft het recht om de overeenkomst op te zeggen indien hij niet akkoord gaat met de prijsverhoging.
Artikel 7 – Intellectuele Eigendom
De intellectuele eigendomsrechten op onze ideeën, concepten, ontwikkelingen, know-how,… en elk ander werk dat door intellectuele eigendomsrechten worden beschermd behoren exclusief toe aan ons. De Klant zal ons onverwijld op de hoogte stellen van elke inbreuk door derden op onze intellectuele eigendomsrechten waarvan hij op de hoogte is.
Het aanvaarden en uitvoeren van een overeenkomst door ons impliceert geen overdracht van énige intellectuele eigendom van de Klant aan ons, tenzij wanneer partijen anderszins en uitdrukkelijk overeenkomen. Indien de Klant documenten ter beschikking stelt die beschermd zijn door intellectuele eigendomsrechten, verkrijgen wij een beperkte gebruikslicentie om de documenten te gebruiken voor de duur van de opdracht en in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.
Artikel 8 – Aansprakelijkheid en verzekering
Indien een verleende dienst niet beantwoordt aan hetgeen de Klant redelijkerwijs van de verleende dienst mocht verwachten, dient de Klant ons hierover binnen 5 kalenderdagen na de ontdekking ervan en uiterlijk binnen 10 kalenderdagen na het beëindigen van de overeenkomst te informeren. Wij behouden ons in dat geval het recht voor om naar eigen goeddunken te beslissen om ofwel de fouten kosteloos te verbeteren, de prestatie opnieuw te verrichten dan wel een bepaald bedrag te crediteren op de factuur dat in overeenstemming is met de ernst van het gebrek.
Wij zijn niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade waarvan wij onze aansprakelijkheid niet uitdrukkelijk hebben bepaald in deze Algemene Voorwaarden.
Wij zijn nooit aansprakelijk voor enige indirecte en/of enige gevolgschade zoals gederfde omzet of winst, verhoging van operationele kosten, verlies van cliënteel door de Klant of derden in relatie tot de Klant. In ieder geval zal onze totale aansprakelijkheid altijd beperkt zijn tot directe schade en nooit meer bedragen dan de prijs die de Klant aan ons heeft betaald voor de diensten die direct aanleiding gaven tot de claim gedurende de 3 maanden voorafgaand aan het schadegeval. Niettegenstaande voorgaande bepaling is het maximaal door ons te betalen bedrag steeds beperkt tot het bedrag dat onze verzekering uitbetaalt.
Alle voorbeelden en omschrijvingen op de website of in een brochure zijn slechts indicatief en gelden bij benadering en kunnen geen aanleiding zijn tot schadevergoeding en/of (gedeeltelijke) ontbinding van de overeenkomst en/of opschorting van enige verplichting.
Elk recht van de Klant op schadevergoeding vervalt in elk geval 3 maanden na de gebeurtenis waaruit de aansprakelijkheid direct of indirect voortvloeit en kan nooit meer worden gevorderd wanneer er meer dan een jaar verstreken is na opzegging of ontbinding van de overeenkomst tussen partijen.
Artikel 9 – Overmacht
In aanvulling geldt dat een tekortkoming van ons in nakoming van onze verplichtingen ten aanzien van de Klant niet aan ons kan worden toegerekend indien het een situatie betreft die buiten onze wil om is.
Tot in een overmacht situatie worden – niet uitsluitend – gerekend: noodtoestand (zoals burgeroorlog, opstand, rellen, natuurrampen, pandemie etc.); overheidsmaatregelen; onverwachte stroom-, elektriciteits-, internet-, computer- en telecomstoringen; computervirussen; onvoorziene vervoersproblemen, slechte weersomstandigheden, …
Vanaf het moment dat een overmacht situatie tenminste 30 kalenderdagen heeft geduurd, mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk geheel of gedeeltelijk ontbinden.
In een overmacht situatie zijn wij geen enkele schadevergoeding verschuldigd, ook niet als we als gevolg van de overmacht toestand enig voordeel zouden genieten.
Artikel 10 – Vertrouwelijkheid
Wij verbinden ons ertoe toe alle informatie, werkmethoden en procedés, prijs- en klantenlijsten, evenals alle tot onze kennis gekomen bijzonderheden betreffende bedrijfsaangelegenheden van de Klant, noch tijdens de duur van de overeenkomst, noch nadien, aan derden te melden of op enige wijze kenbaar te maken.
De verplichtingen die voortvloeien uit deze confidentialiteitsclausule zijn niet langer van toepassing indien de vertrouwelijke informatie publiek is geworden zonder toedoen van ons dan wel wanneer de Klant zijn toestemming heeft gegeven tot vrijgave of wanneer de vrijgave verplicht is door enige toepasselijke wetgeving of regelgevende- of overheidsinstantie.
De Klant kan bij het einde van de overeenkomst de teruggave vragen dan wel de verwijdering van de documenten en gegevens die in ons bezit kwamen tijdens de uitoefening van diens werkzaamheden.
Artikel 11 – Niet -exclusiviteit
De Klant erkent en aanvaardt dat wij tijdens de uitvoering van de diensten geenszins gebonden zijn door enige exclusiviteit. Het is ons toegestaan om tijdens en na afloop van de duur van de overeenkomst opdrachten aan te nemen van andere opdrachtgevers voor zover dit de loyale en correcte uitvoering van de overeenkomst met de Klant niet zou aantasten en mits inachtneming van het bepaalde in artikel 9 van deze A.V.
De Klant mag tijdens de duur van de overeenkomst naar eigen goeddunken beroep doen op andere dienstverleners die gelijkaardige diensten leveren dan ons voor zover dit de loyale en correcte uitvoering van de overeenkomst met ons niet in de weg staat.
Artikel 12 – Privacy en Verwerkersvoorwaarden
Verwerkingsverantwoordelijke – Karlien Hemelings met als commerciële naam Admin Karli’n met maatschappelijke zetel te Herststraat 11A, 1761 Borchtlombeek en ingeschreven in de K.B.O onder nummer 0801.768.249 is de Verwerkingsverantwoordelijke die de persoonsgegevens van de Klant zal verwerken het Privacy- en Cookiebeleid beschikbaar op de website.
Verwerker – Indien en voor zover wij beschouwd worden als Verwerker van persoonsgegevens zijn volgende verwerkersvoorwaarden eveneens van toepassing, waarmee wij hebben voldaan aan artikel 28 GDPR.
De persoonsgegevens die door de Klant ter beschikking worden gesteld kunnen betrekking hebben op de volgende types van betrokkenen: zijn eigen klanten, leveranciers, bedienden, arbeiders, agenten, consultants of derden.
De persoonsgegevens kunnen (afhankelijk van de opdracht die de Klant aan ons uitbesteed) de volgende categorieën omvatten: identificatie-informatie en contactgegevens, gegevens gerelateerd aan lonen, facturatiegegevens, … Wat deze persoonsgegevens betreft zal de Klant de rechten en verplichtingen van een verwerkingsverantwoordelijke hebben zoals opgenomen in de GDPR.
Wij zullen de persoonsgegevens verwerken op basis van schriftelijke instructies van de Klant. Wij zullen de persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandelen en niet langer bewaren dan noodzakelijk om de overeenkomst uit te voeren.
Wij zullen de noodzakelijke technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen teneinde een beschermingsniveau te garanderen dat voldoet aan de risico’s die de verwerking inhoudt, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard van de persoonsgegevens en de potentiële risico’s.
Indien wij een inbreuk op de persoonsgegevens vaststellen die betrekking hebben op persoonsgegevens die in het kader van de overeenkomst met de Klant door ons worden verwerkt, zullen wij de Klant onverwijld hiervan in kennis stellen.
Op verzoek van de Klant en rekening houdend met de aard van de verwerking en de aard van de informatie waarover wij beschikken zullen wij redelijke bestand verlenen met betrekking tot: vragen of verzoeken van betrokkenen, vragen of verzoeken van de Gegevensbeschermingautoriteit, melden van inbreuken op persoonsgegevens, het uitvoeren van DPIA’s,… Wij behouden ons het recht voor om een redelijke vergoeding te factureren voor deze bijstand.
Op verzoek van de Klant zullen wij meewerken aan eventuele audits uitgevoerd door de Klant of een onafhankelijke derde. Deze audits moeten 1 maand op voorhand aangekondigd worden, kunnen enkel plaatsvinden tussen 9u en 17u en mogen enkel betrekking hebben op dataprivacyaspecten. Wij behouden ons het recht voor om een redelijke vergoeding te factureren voor onze medewerking aan dergelijke audits.
De Klant verleent ons een algemene schriftelijke toelating om voor de verwerking van persoonsgegevens onderaannemers in te schakelen. De lijst van onderaannemers is beschikbaar op eenvoudig verzoek.
Op het einde van de overeenkomst kan de klant beslissen om de persoonsgegevens die wij bewaren te wissen, terug te geven of de Klant de mogelijkheid geven om de persoonsgegevens zelf op te halen. Binnen 30 dagen nadat de Klant zijn beslissing heeft kenbaar gemaakt zullen wij de (eventuele nog resterende) persoonsgegevens en documenten wissen binnen 30 dagen na het beëindigen van de overeenkomst, tenzij de wet de verdere bewaring van persoonsgegevens vereist.
Onze aansprakelijkheid als Verwerker is steeds beperkt tot deze gevallen specifiek voorzien in de GDPR. Onze aansprakelijkheid is daarnaast en in alle gevallen steeds beperkt tot de directe schade aan de Klant en de Klant vrijwaart ons te allen tijde voor alle aanspraken van derden.
Artikel 13 – Overige bepalingen
Deze Algemene Voorwaarden vormen samen met de offerte of bestelbon de volledige overeenkomst tussen de Klant en ons, met betrekking tot de erin opgenomen materie.
Indien één of meerdere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk onwettig, nietig of voor enige andere reden niet afdwingbaar zou(den) zijn, dan zal deze clausule geacht worden te kunnen afgescheiden worden van deze Algemene Voorwaarden en niet de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen beïnvloeden.
Artikel 14 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Het Belgische recht is van toepassing op alle geschillen die verband houden met of die voortvloeien uit onze aanbiedingen en/of overeenkomsten.
Partijen komen overeen om te goeder trouw en onverwijld te proberen geschillen of claims die voortvloeien uit of verband houden met deze Algemene Voorwaarden of offerte zo snel mogelijk op te lossen door middel van onderhandelingen tussen hen. Als er binnen 30 dagen na de kennisgeving van het geschil door de klager aan de andere partij geen oplossing wordt gevonden, kan elke partij de zaak aanhangig maken bij de Hoven, Rechtbanken en Vredegerechten van het gerechtelijk arrondissement van onze maatschappelijke zetel, die exclusief bevoegd is.
Voor wat betreft alle geschillen aangaande geleverde prestaties en facturatie is het zo dat de schulden, dewelke wij hebben op onze klanten, draagbaar zijn en niet haalbaar, waardoor deze betaalbaar zijn op onze administratieve zetel, zijnde Herststraat 11A 1761 Borchtlombeek, en het dan ook de Hoven, Rechtbanken en Vredegerechten van het gerechtelijk arrondissement van deze administratieve zetel zijn dewelke bevoegd zijn.